La implementación de canales de comunicación de infracciones normativas en las empresas es una herramienta crecientemente adoptada por organizaciones que buscan promover un entorno laboral ético y transparente y, desde la aprobación de la Ley 2/2023 reguladora de la protección de las personas
que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, es una obligación para determinadas entidades. Estos sistemas, también conocidos como líneas de denuncia o whistleblowing channels, proporcionan una vía segura para que los empleados, y en ocasiones proveedores y otros terceros, reporten comportamientos inapropiados o ilícitos dentro de la empresa. La importancia de estos mecanismos se ha intensificado en los últimos años, convirtiéndose en un elemento esencial de los programas de cumplimiento normativo (compliance).
Implementación de Canales de Comunicación de Infracciones
La creación de un canal efectivo comienza con un diseño cuidadoso que garantice la confidencialidad y el anonimato. No debemos perder de vista la legislación en materia de protección de datos personales y las disposiciones concretas referidas a estos canales. Adicionalmente, es fundamental que los trabajadores perciban estos sistemas como confiables y se sientan protegidos contra represalias. Las empresas deben establecer políticas y protocolos claros para la recepción y el manejo de las comunicaciones, así como definir un responsable que coordine los procesos.
Formación en Canales de Comunicación de Infracciones
Para que los canales de comunicaciones sean efectivos, es crucial invertir en la formación de todos los miembros de la organización. Los empleados, proveedores y terceros interesados deben ser conscientes de su existencia, saber cómo funcionan y entender la importancia de utilizarlos ante cualquier sospecha de incumplimiento. La formación debe ser continua para reforzar la cultura de integridad y asegurar que se comprendan estos mecanismos, especialmente aquellos que tengan relación con la protección al informante. Siempre suele ser una buena opción, elaborar material didáctico de fácil comprensión para difundirlo entre los posibles usuarios del canal de comunicaciones.
Difusión de Canales de Comunicación de Infracciones
La difusión adecuada es otro pilar fundamental para el éxito del sistema. Los canales deben ser accesibles y estar claramente visibles para todos. Es recomendable utilizar múltiples plataformas para comunicar su existencia, incluyendo la intranet de la empresa, correos electrónicos informativos, carteles en áreas comunes, secciones específicas en la página web y sesiones formativas.
Protección del Informante
Un aspecto crítico en la implementación de canales de comunicaciones es asegurar la protección del informante. Esto implica no solo garantizar el anonimato, sino también establecer medidas para prevenir las represalias. Se debe regular explícitamente las sanciones a imponer a aquellos que adopten o traten de adoptar represalias contra los informantes.
Análisis y Seguimiento
El tratamiento que se da a las comunicaciones recibidas es igualmente importante. Debe existir un compromiso por parte de la dirección para investigar todas las comunicaciones recibidas y que queden dentro del alcance del canal con seriedad y tomar las medidas preventivas necesarias. Además, es esencial realizar un seguimiento y proporcionar retroalimentación a quienes han presentado una comunicación, en la medida que su anonimato lo permita.
Siempre que ello no ponga en peligro la investigación de los hechos,
Mejoras Continuas
Finalmente, los canales de comunicaciones deben estar sujetos a una revisión y mejora continua. Esto implica evaluar periódicamente su eficacia y hacer ajustes basados en los comentarios recibidos y las mejores prácticas del sector.
En conclusión, la formación y difusión de canales de denuncias son elementos clave para construir una cultura empresarial saludable y respetuosa con la ley. Para las empresas comprometidas con el cumplimiento normativo y la ética empresarial, invertir en la implementación y mejora continua de estos sistemas es una decisión estratégica que fomenta la confianza tanto interna como externamente, y posiciona a la organización como líder en responsabilidad corporativa.
