En el mundo empresarial, tener un canal de denuncias se ha convertido en un requisito esencial para mantener un sistema de gestión de cumplimiento eficaz, manteniendo la integridad y la transparencia dentro de una organización. Un aspecto crucial de este proceso radica en el trato que se otorga a los informantes. Nunca se debe perder de vista que son empleados o individuos que reportan actividades ilegales, poco éticas o contrarias a las políticas de la empresa, por lo que, proporcionarles un trato adecuado es crucial para que confíen en el sistema. En este artículo, exploraremos alunas de las mejores prácticas a la hora de tratar a los informantes en un canal de denuncias.
Importancia de Tratar Bien a los Informantes para la efectividad del canal de denuncias
El tratamiento adecuado de los informantes es vital por varias razones:
- Fomenta la Confianza: Cuando los informantes saben que sus denuncias serán tratadas con seriedad y confidencialidad, están más dispuestos a reportar comportamientos indebidos.
- Protege a la Organización: Las denuncias internas pueden ayudar a identificar y resolver tempranamente problemas antes de que se conviertan en escándalos o que lleguen a instancias judiciales.
- Cumplimiento Normativo: Como ha sucedido en la Unión Europea con la Directiva (UE) 2019/1937, muchas jurisdicciones tienen leyes que protegen a los informantes. El trato que se brinda a los informantes es, por tanto, una cuestión de capital importante a la hora de cumplir con estas regulaciones.
Confidencialidad
La confidencialidad es uno de los pilares fundamentales en el manejo de las denuncias. Asegurarse de que la identidad del informante se mantenga confidencial reduce el miedo a represalias y aumenta la probabilidad de que otros empleados también se sientan seguros al reportar irregularidades.
Algunas estrategias para mantener la confidencialidad de los canales de denuncias son:
- Canales Anónimos: Ofrecer múltiples canales para presentar denuncias, incluidos aquellos que permiten a los informantes el anonimato a la hora de formular sus comunicaciones.
- Acceso Restringido: Limitar el acceso a la información sobre las denuncias solo a aquellas personas estrictamente necesarias para tramitar la instrucción de los casos.
- Capacitación: Formar al personal encargado de gestionar las denuncias en técnicas de manejo de información confidencial y en las mejores prácticas para desarrollar la instrucción sin revelar la identidad de los informantes.
Protección Contra Represalias
Como ya comentamos en nuestro artículo Las represalias en las denuncias de irregularidades, proteger a los informantes contra represalias es fundamental para mantener la integridad del canal de denuncias; por lo que cualquier indicio de represalia debe ser investigado y sancionado adecuadamente.
Medidas de Protección
- Política del canal de denuncias: Implementar una política clara y visible para todo el que tenga conocimiento de un posible incumplimiento. Esta política deberá incluir las medidas implantadas para evitar represalias contra los informantes.
- Investigación Rápida: Se debe completar la instrucción en el menor tiempo posible, procurando, cuando ello no ponga en peligro el buen fin de la misma, mantener informada a la persona que formuló la comunicación.
- Apoyo Legal: Es una buena práctica que los servicios jurídicos de la empresa o el equipo instructor informen y asesoren al informante sobre sus derechos.
Comunicación Efectiva
La comunicación efectiva no solo con el informante, sino con todos los implicados en el proceso de denuncia es esencial para generar confianza y asegurar que el proceso de denuncia sea transparente y justo.
Los puntos clave a tener en cuenta a la hora de mantener una comunicación fluida con el informante son:
- Reconocimiento: Agradecer al informante su valentía y su colaboración para con la empresa.
- Actualizaciones Regulares: Mantener al informante informado sobre el progreso de la investigación, siempre que ello no suponga poner en riesgo el buen fin de la misma o pueda vulnerar el derecho a la confidencialidad de terceras partes.
- Resultados Claros: Comunicar los resultados de la investigación de manera clara y comprensible al informante.
Capacitación y Concientización
La formación y la concientización son herramientas poderosas para fomentar un ambiente donde los empleados se sientan seguros de denunciar cualquier irregularidad.
Programas de formación sobre canales de denuncias
- Sesiones Regulares: Organizar sesiones periódicas (al menos anuales) sobre la importancia del canal de denuncias y cómo usarlo.
- Materiales Educativos: Proveer materiales accesibles sobre las políticas y procedimientos relacionados con las denuncias, así como colocar cartelería en los centros de trabajo, informando sobre la existencia del canal de denuncias y los casos en los que hacer uso del mismo.
