La denuncia de irregularidades es un componente esencial para la transparencia y la rendición de cuentas dentro de las organizaciones. Los canales de denuncia bien estructurados no solo ayudan a cumplir con la legislación, sino que también fomentan una cultura corporativa ética y responsable. A continuación, se presentan diez claves fundamentales para el éxito de estos canales en las empresas.
- Compromiso de la Dirección (tone from the top)
El compromiso de la alta dirección es crucial para establecer y mantener un canal de denuncia efectivo. La directiva debe demostrar públicamente su apoyo a los mecanismos de denuncia y asegurar que estos formen parte integral de la cultura organizativa. Este apoyo se manifiesta no solo en palabras, sino también en la asignación de recursos adecuados y en la inclusión del tema en las agendas estratégicas de la empresa.
- Evaluación de Riesgos
Una evaluación exhaustiva de riesgos ayuda a identificar áreas vulnerables dentro de la organización. Conocer los posibles talones de Aquiles, permite diseñar un canal de denuncia que sea específico y esté adaptado a las necesidades de la empresa. Esta evaluación debe ser periódica para adaptarse a cambios en el entorno interno y externo.
- Código de Conducta
El código de conducta es la base sobre la cual se construyen los canales de denuncia. Este documento debe ser claro, accesible y comprensible para todos los empleados, especificando qué comportamientos son aceptables y cuáles no. Además, debe incluir procedimientos claros sobre cómo y a través de qué medios los empleados pueden reportar irregularidades.
- Comité de Ética o Cumplimiento
Un comité de ética o de cumplimiento es esencial para evaluar las denuncias recibidas. Este comité debe estar compuesto por miembros imparciales y con autoridad suficiente para tomar decisiones. Su función principal es revisar las denuncias, iniciar investigaciones cuando sea necesario, velar por el adecuado desarrollo de la instrucción y garantizar que se tomen medidas correctivas apropiadas.
- Canal interno de comunicación de incumplimientos
Este canal es, propiamente, el medio por el cual los informantes pueden reportar irregularidades. Puede ser una línea telefónica, un portal en línea, o incluso un buzón físico. Lo importante es que sea accesible, fácil de usar y esté disponible las 24 horas del día los 7 días de la semana. Además, debe permitir realizar denuncias anónimas para proteger a los informantes.
- Confidencialidad y Privacidad
La confidencialidad es fundamental para garantizar que los empleados se sientan seguros al reportar irregularidades. La empresa debe asegurar que toda la información proporcionada se mantendrá confidencial y solo se compartirá con personas autorizadas involucradas en la investigación. El respeto a la privacidad también es crucial para mantener la confianza en el sistema.
- Protección a los informantes
Proteger a los informantes contra represalias es fundamental para fomentar el reporte de irregularidades. La empresa debe tener políticas claras que prohíban cualquier tipo de represalia contra los denunciantes y ofrecer mecanismos para informar de cualquier represalia sufrida. Esto no solo protege a los individuos, sino también refuerza la credibilidad del canal.
- Investigación de las Infracciones Notificadas
Una vez recibida una denuncia, es vital llevar a cabo una investigación exhaustiva e imparcial. Las investigaciones deben ser llevadas a cabo por personas competentes y entrenadas, siguiendo procedimientos establecidos que garantizan la objetividad y precisión en los resultados. La rapidez también es importante para resolver las cuestiones en tiempo y forma.
- Acciones Correctivas
Después de confirmarse una infracción, deben implementarse las acciones correctivas oportunas. Estas acciones pueden suponer desde sanciones disciplinarias hasta cambios en políticas o procedimientos internos. Lo importante es que sean proporcionales a la infracción y resulten efectivas para prevenir futuras ocurrencias.
- Respuesta Razonable, Justa y Apropiada
La respuesta a una denuncia debe ser justa y apropiada, considerando todos los factores involucrados y teniendo en cuenta lo dispuesto en la legislación vigente. Esto incluye no solo tomar medidas contra los responsables de la infracción, sino también indicar al informante el resultado de su comunicación (en la medida en que sea posible sin comprometer la confidencialidad). Una respuesta justa fortalece la confianza en el sistema y demuestra el compromiso de la organización con la integridad.
