La Association of Certified Fraud Examiners (Asociación de Examinadores de Fraude Certificados – ACFE) ha emitido su Report to the Nations correspondiente al ejercicio 2021-2022. Este completo informe trata sobre la evolución del fraude corporativo a nivel global. Entre los distintos temas, se dedica un epígrafe a los medios por lo que se reporta el fraude. En él se destaca el uso de los canales de comunicación por la importancia que tienen no solo como medio de prevención de infracciones, sino como un eficaz método para contener el fraude y las consecuencias posteriores (investigaciones, peritos, costas judiciales, honorarios de abogados…) en las organizaciones. Por tanto, el Report to the Nations nos da una idea de las actuales tendencias en los canales de comunicación.
El primer dato que llama la atención es que la principal causa de detección del fraude son los reportes. Estos reportes pueden proceder de distintos agentes como empleados, proveedores o, incluso, clientes. Así, un 42% de los casos de fraude detectados proceden de este tipo de comunicaciones. Además, más de la mitad de estas comunicaciones las realizan los propios empleados de la organización (un 55%).
Esta tendencia es superior en grandes organizaciones, donde un 44% de los casos de fraude detectados lo son gracias a las comunicaciones.
La eficacia de los canales de comunicación
Otra de las tendencias en los canales de comunicación que pone en evidencia el Report to the Nations, es la crucial importancia de los canales de comunicación como herramienta para la detección de los casos de fraude. Tanto es así, que las pérdidas por no haber implementado un canal de comunicaciones ascienden a una media de 200.000€; el doble que en aquellas organizaciones que sí cuentan con ellos.
Ello es consecuencia de que aquellas organizaciones con canales de comunicación tienen la capacidad de detectar más rápidamente los casos de fraude. Estas tardan una media de 12 meses en detectar casos de fraude; por el contrario, las que no cuentan con esta herramienta, tardan una media de 18. Así, aquellas tienen la capacidad de detener mucho antes las pérdidas consecuencia del fraude y evitar ulteriores perjuicios.
La eficacia de los canales también está directamente relacionada con la formación y concienciación que se da a los empleados. En aquellas organizaciones que dieron formación a sus empleados, los casos de fraude detectados gracias a las comunicaciones fueron un 8% superiores. Sin duda, divulgar la existencia y el uso de un canal de comunicaciones entre la plantilla, es una medida notablemente útil. Esto es así ya que, normalmente, son quienes cuentan con información y evidencias de primera mano sobre los hechos comunicados.
Tendencias de uso en los canales de comunicación
En cuanto a su uso, las tendencias de los canales de comunicación muestran que las comunicaciones realizadas a través de estos han aumentado considerablemente; ello puede deberse a las facilidades y el anonimato que conceden los canales de comunicación online, la situación ocasionada por la pandemia de COVID-19 y la mayor concienciación en el uso de estas herramientas a los empleados. Atendiendo al medio por el cual se formularon las comunicaciones, se aprecia que las realizadas por vía telefónica, las cuales habían sido el medio preferido por los informantes, han disminuido para dejar paso a los canales online y las comunicaciones vía email, las cuales son las más frecuentes actualmente.
Si atendemos a una comparativa de continentes, los países que más utilizan los canales de comunicación son los ubicados en la zona de Oceanía, donde un 80% de las organizaciones los tienen implantados y donde se han detectado un 58% de casos de fraude por esta vía. A esta región la siguen en porcentaje de implantación la zona del África subsahariana con un 76% de organizaciones con canales de comunicación implantados y, en materia de casos de fraude detectado por estos medios, la zona del sur de Asia, con un 51% de estos.
Conclusiones
Tal y como muestran las tendencias en los canales de comunicación, la implantación de estos supone una excelente herramienta para detectar cualquier irregularidad o incumplimiento que se esté produciendo en una compañía, permitiendo a los empleados, quienes tienen información de primera mano de cualquier situación que se esté produciendo, comunicarlos a los organismos correspondientes.
De este modo, se puede tener un conocimiento temprano de cualquier incumplimiento, que va a permitir tomar medidas que pueden ahorrar a la organización importantes costes, además de cortar de raíz cualquier desviación irregular de fondos que pueda estar produciéndose.
Además de todas estas ventajas, pronto será obligatorio que las empresas con más de 50 empleados y los organismos públicos cuenten con canales de comunicación según lo establecido en la Directiva 2019/1937 relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión. Por ello, implantar un canal de comunicación permitirá además cumplir con la legislación vigente.
En definitiva, implantar un canal de comunicaciones en cualquier organización supone un factor esencial de compromiso con la cultura de Compliance. En i2 Ethics estamos especializados en la implantación y gestión primaria de canales de comunicación para organizaciones; echa un vistazo a nuestros planes.
