Facilitar a los empleados medios para denunciar malas conductas es el arma más eficaz para prevenir delitos dentro de la organización
A inicios de año, el Tribunal Supremo declaró a una cadena de supermercados responsable civil subsidiaria del acoso sexual que dos empleadas sufrieron por parte de su jefe en una tienda de Valencia entre los años 2004 y 2008.
Los jueces basaron su decisión en que la empresa no estableció mecanismos de control que sirvieran de contrapeso al poder excesivo que el acusado ejercía en el establecimiento.
El caso, que ha costado al grupo el pago de una indemnización de 75.000 euros a cada una de las agraviadas, ha recordado la importancia que tiene para las compañías la prevención y detección de conductas deshonestas al interior de sus organizaciones.
Y esto no solo comprende los chantajes o maltratos físicos y psicológicos, sino también la administración desleal y el desvío de fondos.
Según la consultora GAT Intelligence, en 2013 las empresas españolas que sufrieron algún tipo de delito económico perdieron una media de 730.000 euros.
En el caso de una pequeña empresa, la pérdida media puede ascender a 135.000 euros, «un coste que muchas simplemente no pueden absorber», indica Gertrudis Alarcón, responsable en Europa de GAT Intelligence y presidenta de la Asociación de Examinadores de Fraude Certificados (ACFE) en España.
Para evitar este tipo de situaciones, las grandes corporaciones han puesto a disposición de sus empleados canales de denuncia. Seat, por ejemplo, cuenta con un teléfono gratuito y un e-mail ([email protected]) en el que trabajadores y proveedores pueden denunciar indicios de corrupción u otras posibles irregularidades. Ambos canales son gestionados por el departamento de auditoría interna del grupo.
Vodafone, por su parte, dispone de un canal de denuncia al que llama Speak Up. «Es una forma de dar voz y reportar cualquier mala práctica a través de un proceso claro y sencillo», explica José García Medina, director de seguridad corporativa de la filial del grupo en España. «Nos brinda la oportunidad de actuar asegurando que no toleramos los comportamientos poco éticos o cualquier acto que no esté en línea con nuestro código de conducta», añade.
En otros casos, las compañías optan por contratar los servicios de consultoras que les proveen de una aplicación informática para la recepción online de las denuncias. Según Alarcón, quien también es directora general de i2 Ethics, empresa que presta este servicio, la ventaja de esta modalidad es que inspira al informante una mayor seguridad, ya que su correo no estará circulando dentro de la organización, sino que quedará en manos de un tercero independiente que se encargará de transmitir el asunto únicamente a la persona a la que corresponda resolverlo (siempre que esta no sea el denunciado, por supuesto).
En cualquier caso, facilitar a los trabajadores medios de este tipo parece ser la vía más eficaz de combatir el fraude al interior de las empresas. De los 1.483 casos que ACFE analizó para su informe sobre el fraude en 2014, más del 40% de los delitos se descubrieron gracias a soplos de los propios empleados.
Pero muchas pymes no tienen los recursos para montar canales de denuncia electrónicos. Según Alarcón, las firmas extranjeras especializadas en el tema cobran unos 30.000 euros el primer año, pero este precio ni incluye las licencias de los softwares, que deben renovarse una vez al año y cuestan unos 20.000 euros, ni el salario del profesional que atiende las denuncias.
«La pérdida media de una pyme que ha sufrido un fraude es de 135.000 euros», dice Gertrudis Alarcón, de ACFE
«En España no hay mucha oferta. Solamente i2 Ethics ha desarrollado una plataforma online para todos los bolsillos. El precio se adapta a las necesidades de cada uno y varía desde los 200 euros mensuales dependiendo de la cantidad de usuarios», precisa.
El coste de la inacción puede ser mayor. «Lamentablemente, el fraude no distingue entre pequeñas y grandes empresas», advierte Alain Casanovas, socio responsable de los servicios de compliance en KPMG Abogados. «Las pymes pueden disfrutar de códigos de conducta y canales de denuncia adecuados a sus circunstancias», mantiene.
El experto señala que técnicamente no es difícil crear una línea ética, aunque recomienda cuidar tres aspectos: el organizativo, en el sentido de regular el uso del canal, así como los órganos y procedimientos que se aplicarán en la gestión de las comunicaciones; el técnico, orientado a asegurar la seguridad y privacidad de los contenidos, y el jurídico, que garantice el cumplimiento de la ley de protección de datos personales.
Alarcón recuerda, además, que la reforma del código penal de 2010 introdujo la responsabilidad penal de las personas jurídicas y esta no discrimina a las empresas por número de empleados ni facturación. En otras palabras, no importa su tamaño, estas serán penalmente responsables de los delitos cometidos en su nombre por sus representantes legales y administradores.
Sin embargo, la norma también contempla atenuantes, entre ellas, el que antes del comienzo del juicio oral, la firma haya establecido medidas eficaces para prevenir y descubrir los delitos que pudieran cometerse con sus medios o bajo la cobertura de su persona jurídica.
Si el problema es la falta de dinero, Alarcón apunta que hay medidas que las pymes pueden tomar y no comportan grandes gastos. En ese sentido, aconseja hacer verificaciones de currículum de todos los empleados, implementar un código de ética –»no tiene que ser un gran libro, ha de ser corto y a medida de la compañía y los dilemas que se puedan encontrar los empleados»– dividir el control de los libros de contabilidad y exigir doble firma en la autorización de los pagos, y asegurarse de que los movimientos de los bancos lleguen directamente a la dirección sin ser abiertos.
En la misma línea, Casanovas aclara que un canal de denuncias no necesariamente tiene que ser un e-mail, también puede ser un apartado postal o un simple buzón. Lo importante, en su opinión, es que permita descubrir situaciones de corrupción difícilmente detectables de otra forma.
«Por eso, su ratio de coste/eficiencia es extremadamente alto, especialmente en la detección de fraudes que no afectan los flujos económicos del negocio, como la recepción de sobornos, por ejemplo, o que lo hacen sin despertar sospecha (sustracción de pequeñas sumas que pasan inadvertidas)», afirma.
García, de Vodafone, reconoce que se puede pensar que implantar mecanismos de control del fraude es caro y propio de multinacionales. Pero recuerda que ninguna empresa dejaría sin proteger la puerta de entrada a su fábrica, almacén u oficina «y, sin embargo, son pocos los que creen que pueden ser víctimas de un fraude en su compañía».
