En nuestro día a día como gestores de canales de denuncias, nos encontramos muy frecuentemente con la frase “Tenemos nuestro canal implantado desde hace 5 años y todavía no hemos recibido ni una sola denuncia”; lo verdaderamente curioso es que mientras algunos pronuncian esta frase sacando pecho y congratulándose del trabajo bien hecho porque “si no se ha puesto ninguna denuncia, es porque todo se está haciendo bien”, otros adoptan una actitud mucho más preocupada, me atrevería a decir que incluso catastrofista, frente a este hecho.
Lo cierto, es que poca información podemos extraer del simple hecho de que un canal de denuncias no haya recibido reportes: es posible que las cosas, por lo general, se estén haciendo bien y no haya incumplimientos que comunicar, o puede ser que realmente existan incumplimientos pero que no se estén reportando por desconocimiento de la existencia del canal o por falta de confianza en el mismo, lo que supone una situación especialmente preocupante y que debe atajarse cuanto antes.
A nivel global, se observa una tendencia ascendente en el número de denuncias sobre posibles incumplimientos en las empresas, aumentando el porcentaje de trabajadores que dice haber reportado alguna conducta presuntamente irregular del 32% de 2020 al 43% de 2023.
¿Qué podemos hacer para fomentar un canal de denuncias eficaz?
Si eres el responsable del canal de denuncias de tu empresa y crees que el nivel de concienciación de la plantilla con respecto al mismo es bajo, quizá sea el momento de implantar una serie de acciones de cara a aumentar el nivel de engagement o concienciación del personal con el canal.
- Ningún empleado va a denunciar nada si no sabe qué puede denunciar. Para corregir esto, suele ser muy útil realizar campañas de concienciación sobre el Código Ético de la compañía dando ejemplos prácticos de aquellas conductas que pueden suponer vulneraciones de los principios éticos de la empresa y que, por tanto, pueden denunciarse a través del canal de denuncias. Un punto fundamental en esta comunicación, es implicar a miembros de la directiva para demostrar su compromiso con el sistema ético y de notificación de incumplimientos.
- Contar con una política del canal de denuncias, ya no solo es una buena práctica a nivel corporativo, sino que es una obligación para las empresas obligadas por la Ley 2/2023. En esta política se expone en líneas generales cuáles son los medios para la comunicación de infracciones a través del canal, su funcionamiento y los derechos que asisten a los informantes. Informar periódicamente a la plantilla de la existencia de esta política y su contenido ayudará a que todos tengan en mente el canal de denuncias y lo utilicen si son testigos de algún incumplimiento.
- No todo queda en casa; cualquier empresa se relaciona a diario con proveedores, partners y otros sujetos que pueden llegar a tener conocimiento de que algo en la empresa no se está haciendo de la forma más ética. Por tanto, informarles de la existencia del canal de denuncias y de la posibilidad de formular comunicaciones, puede que ayude a detectar conductas de las que no hubiésemos podido tener conocimiento de otro modo.
- Revisar periódicamente distintas métricas sobre el canal de denuncias, constituye una práctica estupenda para comprobar su grado de eficacia. Para ello debemos ir más allá del número de denuncias recibidas y atender al número de accesos al canal, el tiempo que se ha tardado en tramitar las denuncias recibidas o el tipo de conductas que más se ha reportado. Así tendremos una fotografía global del funcionamiento del canal y podremos encajarlo dentro de distintas acciones encaminadas a fomentar su uso o el conocimiento sobre este.
- Incluso en aquellos casos en que no aplique la Ley 2/2023, resulta útil nombrar a una persona responsable del canal encargado de coordinar el sistema, verificar periódicamente su eficacia y programar acciones de difusión y concienciación.
- No solo se debe prestar formación a los usuarios del canal, las personas que tramitarán las denuncias recibidas también deben contar con nociones sobre privacidad y sobre las cautelas que deben tomarse a lo largo del proceso de investigación, para evitar revelar la identidad del informante y llegar a unas conclusiones satisfactorias respecto a los hechos reportados. También sería beneficioso que reforzasen sus habilidades de comunicación con los sujetos implicados en la denuncia y sobre los distintos protocolos a seguir según el tipo de denuncia recibida.
- En muchas ocasiones, los cambios normativos en materia de canales de denuncias tratan de aplicar medidas para reforzar la confianza de los usuarios. Estar al tanto de estos cambios y aplicarlos adecuadamente supondrá un gran apoyo a la hora de mejorar la confianza en el canal y fomentar su uso.
Desde i2 Ethics podemos ayudarte a fomentar el uso de tu canal de denuncias. Contamos con una experiencia de más de 10 años en la implantación y gestión de canales de denuncias, y podemos aconsejarte sobre el mejor medio para dar a conocer tu canal de denuncias entre tus empleados/proveedores, así como a cumplir con la normativa vigente.
Si estás interesado en mejorar el funcionamiento de tu canal de denuncias, contacta con nosotros para obtener más información.
