Compartiendo nuestra experiencia, contribuimos a una mejor comprensión y entendimiento de todos los elementos que rodean un canal de denuncias interno. Como gestores externos a la operativa de las empresas estamos en una posición objetiva que nos permite compartir las experiencias que adquirimos para ayudar a mejorar a todos nuestros clientes.
Ayudamos a cumplir con las obligaciones RGPD para el canal de denuncias
En I2 Ethics ayudamos a cumplir con las obligaciones RGPD para el canal de denuncias, ya que conforme al RGPD, solo puede considerarse que el consentimiento ha sido prestado si el usuario ha llevado a cabo una acción. Con la solución de I2 Ethics esto se ha traducido en una acción voluntaria que consiste en marcar una casilla o indicarlo verbalmente. En nuestra experiencia es importante que el usuario, de forma libre, informada e inequívoca, dé su consentimiento.
Solo puede considerarse que hay consentimiento en las situaciones en las que se ha proporcionado información clara y concisa sobre el tratamiento, y que este se acepte para un fin concreto.
Nuestra experiencia nos ha enseñado que más allá de la conformidad con la normativa vigente, el consentimiento establece una predisposición del usuario a la participación en el proceso a los fines de que su denuncia llegue a buen fin.
La plataforma online de I2 Ethics es una herramienta avanzada de cara a la reducción de riesgos
La plataforma online de I2 Ethics es una herramienta avanzada de cara a la reducción de riesgos internos ya que sabemos a quién nos dirigimos.Para los profesionales de cumplimiento en el uso de las plataformas de I2 Ethics es fundamental distinguir las finalidades que implica una denuncia de irregularidad o ilegalidad y una denuncia de queja.
Las denuncias de irregularidades ocurren cuando un empleado expone un asunto relacionado con actividades peligrosas o ilegales que pueden afectar a otras partes, como los accionistas o la propia empresa. En este tipo de reportes, el “denunciante” generalmente no se ve afectado personalmente por los hechos ilegales, y generalmente no tiene un interés directo en las consecuencias de la investigación. Este podría ser un buen motivo para cuando tenemos que eximir al denunciante de la obligación de aportar pruebas de lo que nos informa. El denunciante nos ha dado una pista y los responsables son los que investigan.
Luego tenemos lo que llamamos reporte de reclamación o denuncia-queja, donde un empleado generalmente tiene un interés personal, por ejemplo, por no ser tratado de manera justa, el trato injusto puede ser una violación de los derechos de los empleados y la denuncia-queja se hace para recibir justicia. En este caso el empleado tiene un interés directo en el asunto y por lo tanto se espera que el empleado aporte alguna prueba para respaldar su denuncia.
La plataforma online de i2 Ethics es una herramienta avanzada de cara a la reducción de riesgos ya que contempla los distintos escenarios que puede enfrentar nuestro usuario-cliente. Tenemos integrados los escenarios que pueden ocurrir y dejamos a los clientes y usuarios que elijan cuál es el que mejor se adapta a ellos.
Funciones de los diferentes intervinientes en la implementación del canal de denuncia
En la implementación del canal de denuncia debemos distinguir las funciones de los diferentes intervinientes de cara a las obligaciones y responsabilidades en materia de protección de datos.
En i2 Ethics partimos de la premisa de que los datos personales que se gestionan por medio de los canales de denuncia son propiedad de las personas, los usuarios de estos canales. Estos usuarios tienen una relación comercial/laboral con la empresa que contrata la plataforma i2 Ethics.
Así tenemos por un lado a la empresa usuaria que contrata la gestión de I2 Ethics y que es la única responsable de estipular los fines y medios de tratamiento de los datos personales que afectan a los usuarios/denunciantes, por lo tanto, actúa como Responsable de Tratamiento de los Datos de Carácter Personal. Esto en la práctica significa que la empresa ha de cumplir con las obligaciones establecidas en la GDPR.
La actividad desarrollada por I2 Ethics transcurre en dos planos. Por uno está limitada a la provisión de la tecnología, su mantenimiento, custodia y protección de la información hasta la entrega al cliente y asegurar la eliminación de los datos personales. Este plano, I2 Ethics no tiene autoridad para decidir sobre el uso que le darán los clientes a los datos personales que son recogidos por medio de nuestras plataformas.
I2 Ethics como Encargado de Tratamiento cumple con los requerimientos regulatorios obligatorios para los canales de denuncia.
En el segundo plano, I2 Ethics traslada su amplia experiencia para que la implementación del canal en la empresa sea fluida, rápida y eficiente. Nuestros profesionales acompañan a la empresa en todas las fases de un canal de denuncia, desde la definición de necesidades, los procesos y procedimientos más adecuados, y el seguimiento de las denuncias hasta su cierre. Asesorando al cliente cuando lo necesita para encauzar las investigaciones.
Tener varios canales para la recepción de denuncias ya no se lleva.
Nuestra experiencia a lo largo de los años como gestores de confianza de nuestros clientes, nos ha llevado a la conclusión de que tener varios canales para la recepción de denuncias ya no se lleva. La conclusión no obedece a una nueva moda sino al fruto de la experiencia. Para llegar a las personas adecuadas, el tener varios canales para la recepción de denuncias ha resultado poco práctico, costoso y difícil de controlar.
Por ello apostar por una solución avanzada es lo mejor para empujar el cumplimiento en la empresa. Como ya venimos diciendo en otras publicaciones, la definición de lo que es un canal de denuncias no puede resumirse a decir simplemente que es una herramienta. Un canal de denuncias único es un gran paraguas que cubre a todos. Tener varios canales para la recepción de denuncias es como estar en una reunión donde cada participante está dentro de una cabina individual. Ninguno podemos saber exactamente que ocurre en las cabinas de los demás con las dificultades que esto supone para consensuar decisiones.
Lo fantástico de nuestra solución es que al llevar casi una década con nuestra propia herramienta, hemos visto cómo se adapta fácilmente al tamaño de cada empresa, desde aquellas que apenas tienen 50 trabajadores hasta aquellas que necesitan 30 idiomas o más.
Otra enorme ventaja que nuestros clientes agradecen es que I2 Ethics mejora su cumplimiento ya que cuenta con la certificación ISO 27001 de Seguridad de la Información, lo cual nos distingue claramente en el mercado al no haber ninguna otra empresa con un servicio igual ni un compromiso mayor.
Nuestra experiencia es única y nuestro servicio también, ninguna empresa en Europa tiene un servicio que sea igual al nuestro.
