El día 4 de marzo del 2022 se aprobó en el Consejo de Ministros la tramitación del Anteproyecto de Ley de la protección a las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción para trasponer la Directiva (UE) 2019/1937 al ordenamiento jurídico español, e incluyendo novedades como los canales de denuncias obligatorios para determinadas empresas. Aunque este texto normativo puede ser objeto de múltiples modificaciones en su tramitación parlamentaria, podemos extraer una serie de directrices que marcarán las medidas a aplicar en los canales de denuncias a partir de su entrada en vigor.
En este post analizamos las novedades que traerá el Anteproyecto en el funcionamiento de los canales de denuncias; sin embargo, las empresas deberán tener en cuenta otros factores a la hora de adaptar sus políticas y procedimientos a las nuevas exigencias normativas.
Como hemos comentado, una de las novedades del anteproyecto es el establecimiento de canales de denuncias obligatorios en determinadas empresas, por lo que una de las cuestiones más repetidas desde que se conoció el contenido de la Directiva y, posteriormente el del anteproyecto es:
¿Tendré que implantar un canal de comunicación en mi empresa?
En el caso de que su empresa cuente con más de 50 trabajadores, sí: tendrá que implantar un canal de denuncias obligatorio. Además, este canal deberá abrirse no solo a sus empleados, sino a otros colaboradores, accionistas, personal temporal e, incluso, a candidatos a puestos vacantes, entre otros.
Adicionalmente, y con independencia de su número de empleados, deberán contar con canales de denuncias obligatorios:
- Los partidos políticos, sindicatos, patronales y las fundaciones creadas por estos siempre que reciban o gestionen fondos públicos.
- Aquellas organizaciones que ya estuviesen obligadas a tener un canal de comunicaciones por su legislación específica.
Una vez se conoce si una empresa debe contar con un canal de denuncias obligatorio, automáticamente surgen dos nuevas cuestiones:
¿Qué es un canal de denuncias?
Un canal de denuncias (en adelante canal de comunicaciones tal y como determina el Anteproyecto de ley) es un medio por el cual aquella persona que tenga conocimiento de que se está produciendo un incumplimiento en la empresa puede informar a los responsables pertinentes para que se tomen medidas tempranas para atajarlo. De esta manera se minimiza notablemente, el impacto negativo que tiene sobre la organización.
¿Qué debe tener un canal de comunicaciones para cumplir con la nueva regulación?
Tanto la Directiva como el Anteproyecto especifican una serie de requisitos que deberán cumplir los canales de comunicación. Estos nuevos requisitos son:
Seguridad y privacidad
Los canales de comunicación deben contar con las medidas de seguridad adecuadas para garantizar la confidencialidad de los informantes.
Para ello, no solo es necesario implantar las medidas técnicas adecuadas, sino que debe establecerse un sistema de trabajo que únicamente permita el acceso a la comunicación al personal imprescindible para su tramitación. Así, se minimiza al máximo el número de personas que tienen conocimiento de la misma.
Por otro lado, será necesario prestar especial atención a si la persona responsable de tramitar la comunicación está, aunque sea indirectamente, relacionada con la misma. En tal caso, deberá remitirse la comunicación a otro miembro de la organización para ofrezca las suficientes garantías de independencia.
En i2 Ethics estamos especialmente comprometidos con la seguridad de la información y las buenas prácticas en materia de Compliance. Por ello, contamos con la certificación en ISO 27001, que garantiza un alto nivel de protección de la información. Además, establecemos con nuestros clientes protocolos de actuación que incluyen los tramitadores a los que se dará conocimiento de los hechos informados. Por otro lado, también establecemos un sistema de sustituciones en caso de que se produzca un conflicto de interés con los tramitadores habituales.
Modo de presentación de la comunicación
El Anteproyecto determina que las comunicaciones podrán realizarse de forma escrita, oral o de ambos modos. Incluso también prevé la posibilidad de presentarla a través de una reunión con el informante, a solicitud de este.
En el caso de las comunicaciones orales, será necesario documentarlas, bien mediante su grabación (debiendo informar de ello y de los derechos que le asisten al informante), bien mediante la transcripción literal de la misma, la cual se deberá mostrar al informante para que la compruebe, la rectifique, y la acepte mediante su firma.
Además de los canales de denuncias online, en los que los informantes pueden comunicar los hechos con total confidencialidad y adjuntar la documentación probatoria que consideren necesaria, en i2 Ethics contamos con un servicio de recepción de denuncias por vía telefónica en castellano e inglés. Por otro lado, también ofrecemos al informante la posibilidad de solicitar que se le contacte telefónicamente para realizar su comunicación. En ambos casos, la llamada queda registrada y se crea una ficha a la que el informante puede acceder en todo momento, solicitar modificaciones, ampliar la información comunicada y conocer su estado de tramitación.
Comunicaciones anónimas
Todos los canales de comunicación deberán dar la opción al informante de mantener su anonimato tanto en el momento de realizar la comunicación como durante la tramitación del proceso que se genere a partir de la misma.
A través de la plataforma online que habilitamos y personalizamos para nuestros clientes en i2 Ethics los informantes podrán optar entre tres opciones:
- Realizar una denuncia totalmente anónima sin aportar dato personal alguno.
- Realizar una denuncia anonimizada, aportando sus datos sin que los mismos sean compartidos con los tramitadores de la comunicación.
- Compartir sus datos con la empresa a la que informan.
Integración de varios canales
En el caso de los grupos de empresas, el Anteproyecto permite a las organizaciones optar por compartir un mismo canal de información o varios independientes.
Del mismo modo, aquellas empresas que cuenten con menos de 250 empleados podrán compartir un mismo canal de comunicación, siempre que se distinga suficientemente la empresa respecto de la que se está realizando la comunicación.
En i2 Ethics ofrecemos un servicio de canales multicliente que permite implantar bajo un mismo dominio los canales de distintas empresas, pertenezcan o no a un mismo grupo empresarial garantizando su independencia. En estos casos, el informante selecciona respecto a cuál de ellas desea realizar la comunicación.
Acuse de recibo y Comunicación con el informante
Es necesario proporcionar al informante una garantía de la correcta recepción de la información, así como un medio seguro de comunicación que permita informarle de los cambios que se han producido en la tramitación del proceso, así como solicitarle más información sobre los hechos comunicados.
Cuando se recibe una comunicación a través de los canales web de i2 Ethics y siempre que el informante haya indicado una dirección de correo electrónico de contacto, se le envía automáticamente un mensaje confirmando la recepción de su comunicación e indicándole el código de su denuncia por si desea acceder a la misma para ampliarla, enviar algún mensaje o comprobar su estado.
Ventajas de digitalizar los canales de comunicación
A la vista de estas novedades, son muchas las ventajas que puede suponer implantar un canal de comunicación digital para las empresas:
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- Se mantiene en todo momento la confidencialidad de los informantes, evitando todo contacto directo con ellos.
- Toda la información incluida en el canal, así como las acciones que se realicen en el mismo, quedan suficientemente documentadas en un soporte duradero.
- Existe una línea de comunicación constante entre el informante y la empresa que permite solicitar más información, comunicar cambios, realizar consultas…
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- Establece la posibilidad de realizar comunicaciones a cualquier hora, cualquier día del año y desde cualquier lugar.
- Permite distinguir dentro de un mismo canal de comunicación las distintas empresas que componen el grupo empresarial o que comparten el mismo.
- Permite automatizar determinadas acciones, como enviar el acuse de recibo al informante o notificarle cualquier cambio que sea de su interés.
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Si su empresa aún no cuenta con un canal de comunicaciones, podemos ayudarle: aquí tiene nuestros planes.
